Datenschutzerklärung

1. Worum es geht

Diese Datenschutzerklärung erklärt, welche Personendaten die Legal Tech Solutions GmbH beim Besuch von rodan.ch, bei der Registrierung und bei der Nutzung von RoDan (Web-App, App, Schnittstellen) bearbeitet, wozu und an wen sie sie weitergibt. Sie richtet sich nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und, soweit anwendbar, nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

2. Verantwortlich

Verantwortlich für die hier beschriebenen Bearbeitungen ist:

3. Daten, die unsere Kunden in RoDan erfassen

Unsere Kunden – Eigentümer, Vermieter und Verwaltungen – erfassen in RoDan Daten über Mieter, Eigentümer, Handwerker und weitere Personen. Für diese Daten ist der jeweilige Kunde verantwortlich; wir bearbeiten sie nur in seinem Auftrag (Ziff. 10 der Nutzungsbedingungen).

Sind Sie z.B. Mieterin oder Mieter und haben Sie Fragen zu Ihren Daten, wenden Sie sich bitte an Ihre Verwaltung bzw. Ihren Vermieter. Anfragen, die uns erreichen, leiten wir an den zuständigen Kunden weiter.

4. Welche Daten wir bearbeiten

• Besuch der Website und der App: Unser Hosting-Anbieter bearbeitet technisch notwendige Angaben wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und Browser (Server-Protokolle). IP-Adressen und E-Mail-Adressen verwenden wir zudem kurzzeitig, um Missbrauch zu begrenzen (z.B. zu viele Anmeldeversuche).
• Registrierung und Konto: Firmenname, Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hashwert), allenfalls Einladungscode, Zeitpunkt der Bestätigung sowie Version und Zeitpunkt der Annahme der Nutzungsbedingungen.
• Anmeldung mit Passkey (freiwillig): öffentlicher Schlüssel und Kennung des Passkeys, Gerätebezeichnung (z.B. «iPhone · Safari»), Zeitpunkt der Einrichtung und der letzten Verwendung sowie eine zufällige Benutzerkennung. Fingerabdruck, Gesichtsbild oder Geräte-PIN prüft allein Ihr Gerät – diese Daten erhalten wir nie.
• Nutzung: letzte Anmeldung, fehlgeschlagene Anmeldeversuche, Sitzungen mit Browser-Kennung, API-Schlüssel und verbundene Agenten (Name, letzte Nutzung) sowie ein Protokoll der Änderungen und Agenten-Aktionen mit dem Namen der handelnden Person.
• Abo und Abrechnung: Firma, Adresse, E-Mail-Adresse, gewähltes Abo, Rechnungen, Zahlungseingänge (inkl. Name und IBAN der zahlenden Person laut Bank) und Kündigungen mit allfälligem Grund.
• Kommunikation: E-Mails mit uns sowie Systemmitteilungen wie Bestätigungslinks, Passwort-Links, Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Erinnerungen an die Datensicherung.
• Hilfe-Assistent (nur wenn Sie ihn nutzen): Ihre Fragen, Ihr Name und Ihre Rolle, die geöffnete Seite mit den Feldern ihrer Formulare sowie die Daten, die der Assistent für die Antwort nachschlägt (z.B. Mieter, Verträge, offene Beträge); bei der Übernahme mit dem Assistenten zudem der Inhalt der hochgeladenen Unterlagen (z.B. Mietverträge, Mieterlisten). Wir zählen die Fragen pro Firma und Monat; den Gesprächsverlauf speichern wir nicht auf unseren Servern.
• Kennzahlen zur Kontoverwaltung: Anzahl Benutzer, Liegenschaften, Objekte, Verträge und Agenten sowie Speicherbedarf. Inhalte unserer Kunden sehen wir dabei nicht ein.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir bearbeiten diese Daten, um RoDan bereitzustellen und den Vertrag abzuwickeln, um die Sicherheit zu gewährleisten und Missbrauch zu verhindern, um mit Ihnen zu kommunizieren, um abzurechnen und gesetzliche Pflichten zu erfüllen (z.B. Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen) sowie um RoDan zu verbessern und Ansprüche zu wahren.

Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir uns auf die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b), rechtliche Pflichten (lit. c) und unsere berechtigten Interessen an einem sicheren und funktionierenden Angebot (lit. f).

6. Cookies und Speicherung im Browser

• Sitzungs-Cookie: technisch notwendig für die Anmeldung; gültig höchstens 14 Tage, endet nach 72 Stunden ohne Nutzung oder bei der Abmeldung.
• Passkey-Cookie: technisch notwendig, nur während der Anmeldung oder Einrichtung mit Passkey; gültig höchstens 10 Minuten.
• Sprach-Cookie «googtrans»: nur wenn Sie eine andere Sprache als Deutsch wählen; gültig ein Jahr, wird bei der Wahl von Deutsch gelöscht.
• Lokaler Speicher des Browsers: Anzeige-Einstellungen (z.B. auf- oder zugeklappte Bereiche, ob der Cookie-Hinweis geschlossen wurde) sowie der Verlauf des Hilfe-Assistenten – nur in Ihrem Browser, pro Benutzer; mit «Neu» im Assistenten löschen Sie ihn.
• App (Android und iPhone): Auf dem Gerät werden nur eine Offline-Seite und das Symbol gespeichert, keine Daten.

Wir verwenden keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste.

7. Dienstleister und weitere Empfänger

Wir setzen Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag bearbeiten:

• Netlify, Inc., San Francisco, USA: Hosting der Website und der App, Server-Funktionen und Dateispeicher.
• Turso, USA: Betrieb der Datenbank.
• E-Mail-Versanddienst (Resend, Plus Five Five, Inc., USA – Versand über Server in der EU, Irland – bzw. ein anderer SMTP-Anbieter): Versand der E-Mails aus RoDan. Der Dienst erhält Empfänger, Inhalt und Anhänge der E-Mail und meldet zurück, ob sie zugestellt wurde (zugestellt, unzustellbar, als Spam markiert).
• bexio AG, Rapperswil-Jona, Schweiz: unsere Buchhaltung und der Abgleich der Zahlungen für RoDan-Abos. Verbindet ein Kunde sein eigenes bexio-Konto, ruft RoDan dort in seinem Auftrag Bankbewegungen ab.
• Cloudflare, Inc., USA: Schutz des öffentlichen Meldeformulars vor Missbrauch (Turnstile), sofern aktiviert; dabei werden IP-Adresse und Browserdaten an Cloudflare übermittelt.
• Google (Google LLC, USA, bzw. Google Ireland Limited): Übersetzung der Seiten, nur wenn Sie eine andere Sprache als Deutsch wählen. Dabei erhält Google den Text der angezeigten Seite, Ihre IP-Adresse und das Sprach-Cookie.
• Google LLC, USA (Gemini API, kostenpflichtige Stufe): KI-Modell des Hilfe-Assistenten, nur wenn eine Person den Assistenten nutzt. Google erhält die Frage mit der geöffneten Seite und ihren Formularfeldern sowie die dafür nachgeschlagenen Daten, bei der Übernahme mit dem Assistenten den Inhalt der Unterlagen, und verwendet sie nach seinen Bedingungen für kostenpflichtige Dienste nicht zur Verbesserung oder zum Training seiner Modelle; zur Missbrauchserkennung können Daten befristet gespeichert werden.

KI-Agenten (z.B. Claude, ChatGPT) erhalten Daten nur, wenn ein Kunde seinen eigenen Agenten mit RoDan verbindet; dafür ist der Kunde verantwortlich, und es gelten die Bestimmungen des jeweiligen Anbieters. Daneben übermittelt RoDan Daten an einen KI-Anbieter nur für den Hilfe-Assistenten (Google, siehe oben) und nutzt keine Daten zum Training von KI-Modellen.

Weitere Empfänger sind Behörden und Gerichte, soweit wir dazu verpflichtet sind, Berater unter Schweigepflicht (z.B. Treuhand, Rechtsberatung) sowie im Fall einer Übertragung des Geschäfts die Erwerberin.

8. Bekanntgabe ins Ausland

Unsere Dienstleister bearbeiten Daten auch in Staaten der EU und des EWR sowie in den USA. Die EU- und EWR-Staaten gewährleisten nach Feststellung des Bundesrates einen angemessenen Datenschutz. Für die USA gilt dies für Empfänger, die nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind; bei anderen Empfängern stellen wir den Schutz mit Standarddatenschutzklauseln sicher, die der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) anerkannt hat.

9. Aufbewahrung und Löschung

• Kontodaten bewahren wir für die Dauer des Vertrags auf. Löscht ein Kunde sein Konto, löschen wir die Daten des Kontos einschliesslich der Dateien sofort.
• Rechnungen und Zahlungen zu RoDan-Abos bewahren wir während der gesetzlichen Frist von zehn Jahren auf (Art. 958f OR).
• Nicht bestätigte Registrierungen löschen wir nach Ablauf des Bestätigungslinks (48 Stunden).
• Einträge zur Begrenzung von Missbrauch löschen wir spätestens nach zwei Tagen; Sitzungen enden spätestens nach 14 Tagen.
• Passkeys löschen wir, sobald Sie sie in den Einstellungen entfernen oder Ihr Benutzer gelöscht wird.
• Server-Protokolle und Sicherungskopien unserer Dienstleister werden nach deren Fristen gelöscht bzw. überschrieben.

10. Datensicherheit

Wir schützen Daten mit angemessenen Massnahmen: verschlüsselte Übertragung (TLS), Passwörter nur als Hashwert (scrypt), Anmeldung mit Passkeys (nur öffentliche Schlüssel), Zugangsschlüssel nur als Hashwert, verschlüsselte Zugangsdaten für Bankschnittstellen und eigene E-Mail-Postfächer, automatisch geprüfte Trennung der Daten jedes Kunden, Begrenzung von Anmeldeversuchen und ein Protokoll der Änderungen. Eine absolute Sicherheit kann niemand garantieren.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre Personendaten (Art. 25 DSG), auf Berichtigung und Löschung, auf Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten (Art. 28 DSG) sowie das Recht, einer Bearbeitung zu widersprechen. Soweit die DSGVO anwendbar ist, haben Sie die entsprechenden Rechte nach Art. 15–21 DSGVO.

Für Anfragen genügt eine Nachricht an die Adresse in Ziff. 2 (E-Mail: info@rodan.ch). Wir können einen Nachweis Ihrer Identität verlangen. Sie können sich zudem beim EDÖB (www.edoeb.admin.ch) oder bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde in der EU beschweren.

Wir treffen keine automatisierten Einzelentscheidungen und erstellen keine Profile.

12. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen. Es gilt die jeweils auf rodan.ch/datenschutz veröffentlichte Fassung.